E-Mail-Archivierung - Fluch oder Segen

In einem Unternehmen sind E-Mails seit vielen Jahren das vorrangige  Kommunikationsmittel. Es ist allerdings anfälliger als der frühere Briefverkehr. Jedes Unternehmen sollte sich der Gefahr des Datenverlustes bewusst sein.

Gespeicherte E-Mails in den verschiedensten Programmen können durch eine softwarebedingte Beschädigung unwiederbringlich verloren gehen.  Eine versehentliche oder absichtliche Löschung kann ebenfalls unternehmenskritische Daten vernichten. Desweiteren können Ihre E-Mail durch Diebstahl Ihrer IT-Hardware verloren gehen.

Eine automatisierte Archivierung kann hier eine Abhilfe sein. Diese kann zum einen Inhouse im Unternehmen erfolgen. Allerdings muss entweder die Infrastruktur für eine Archivierung vorhanden sein bzw. geschaffen werden. Hier können hohe einmalige und wiederkehrende Kosten anfallen.

Eine Outbound-Lösung bietet hier hinreichende Vorteile. Ihre Mails werden in unserem Rechenzentrum archiviert. Hier werden die archivierten Daten vollautomatisch gespiegelt, um einen Datenverlust auszuschließen. Wir garantieren ein hohes Maß ein Datensicherheit als auch Datenschutz.

Die Auslagerung älterer E-Mails in unser Rechenzentrum kann Ihr E-Mailprogramm, Ihren E-Mail Speicher  bzw. den E-Mail-Server entlasten, indem Postfächer so aufgeräumt werden. Unter Umständen können sogar die IT-Kosten sinken, weil weniger Speicherplatz pro Postfach benötigt wird.

Am Am 01. Januar 2017 trat die neue gesetzliche Regelung zur Langzeitarchivierung digitaler geschäftlicher Unterlagen endgültig und vollumfänglich in Kraft. Seit diesme Zeitpunkt ist die rechtskonforme Langzeitarchivierung von elektronischen Dokumenten wie E-Mails für jedes Unternehmen (außer Kleinstunternehmen) Pflicht.



!!! Wir weisen darauf hin, dass die hier aufgeführten Texte keinerlei Rechtsberatung darstellen. !!!

Gesetzliche Grundlage

Am 01. Januar 2017 trat die neue gesetzliche Regelung zur Langzeitarchivierung digitaler geschäftlicher Unterlagen endgültig und vollumfänglich in Kraft. Diese Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) gelten für alle zur Buchführung verpflichteten Unternehmen. Die GoBD bestimmen über die Art der Langzeitarchivierung von digitalen Geschäftsunterlagen und die jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen – Geschäftsunterlagen in digitaler Form fallen genauso unter die ordnungsgemäße Buchführung, wie Unterlagen auf Papier.

Ordnungsgemäße Buchführung umfasst nun auch E-Mail-Archivierung

Die GoBD lösen die bisherigen Regelungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) aus 2001 zum neuen Jahr ab. Die Frist für Umstellung auf die Langzeitarchivierung läuft zu diesem Zeitpunkt ab. Dann gelten neue gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails sind dann für sechs bis zehn Jahre digital zu archivieren. Zum Ende des Jahres muss in allen Unternehmen auf eine digitale Langzeitarchivierung unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen umgestellt werden. Wer gefordertes Datenmaterial während einer Betriebsprüfung nicht liefern kann, wird vom Finanzamt mit einer Schätzung belegt. Das geht finanziell häufig zu Lasten des Unternehmens. Unter die GoBD-Regelung fällt jeglicher digitaler geschäftlicher Schriftverkehr, also beispielsweise Angebote, Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Handelsbriefe – ab 01. Januar auch Kassensysteme.


Langzeitarchivierung: E-Mails müssen manipulationssicher gespeichert werden

Steuerlich relevante E-Mails müssen vollständig aufbewahrt werden und dürfen nicht nachträglich veränderbar sein. Darüber hinaus ist eine Signierung ebenso wichtig wie Zeitstempel und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Dazu reicht keine einfache Dateiablage – ein digitales Archivsystem in der Cloud hingegen erfüllt die Anforderungen der GoBD. Mit einem professionellen Dokumenten-Management-System (DMS) können die archivierten Unterlagen verwaltet werden. Gleichzeitig sind sie auf diese Weise vor Manipulation geschützt. Dadurch erfüllen Sie die Grundsätze für ordnungsgemäße Buchführung. Durch die Nutzung der Cloud wird gleichzeitig ein sicheres Backup für Ihre E-Mails gewährleistet.


Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Digitale Geschäftsunterlagen sind laut GoBD für sechs bis zehn Jahre zu sichern

Alle steuerlich relevanten Aufzeichnungen (z. B. Material- und Warenwirtschaft, Kassensysteme, Lohnabrechnung, Zeiterfassung) müssen sicher archiviert werden und jederzeit abrufbar sein.
In der Regel gilt: Wenn Belege anfallen, die in der Buchführung berücksichtigt werden, kann von einer Aufbewahrungspflicht nach GoBD ausgegangen werden. Besonders geeignet für ein rechtssicheres Archiv ist eine vollautomatisierte Cloud-Lösung. Diese ist flexibel skalierbar und Cloud-Rechenzentren sind in der Regel besonders gut vor Ausfällen oder Hacker-Angriffen gesichert. Außerdem garantiert eine automatische Lösung zur Langzeitarchivierung Rechtssicherheit, ohne zusätzliche Arbeitsschritte zu erfordern. Damit sichern Sie Ihre digitalen Handelsbriefe geräteunabhängig und können sich auf eine professionelle Langzeitarchivierung Ihrer E-Mails verlassen.

Weiterführende Links

 



!!! Wir weisen darauf hin, dass die hier aufgeführten Texte keinerlei Rechtsberatung darstellen. !!!

Unsere Lösung in der Cloud

Cloud-Mailarchiv ermöglicht es Ihnen, aus der rechtlichen Pflicht zur modernen E-Mail-Archivierung zahlreiche technische und wirtschaftliche Vorteile zu ziehen:

  • Rechtssichere Aufbewahrung von E-Mails
  • Entlastung der E-Mail-Server bzw. der E-Mail-Clients
  • Schutz vor E-Mail-Verlust und langjährige Gewährleistung der Wiederherstellbarkeit
  • Keine zusätzliche Hardware und Software notwendig

Durch eine optimierte Cloudarchivierung sinken die IT-Kosten. Bei einem Computerwechsel können E-Mail jederzeit schnell  wieder importiert werden.

Die Übersichtlichkeit, Leistungsfähigkeit und Ordnung im E-Mail-Programm wird gesteigert, da lokal nur noch aktuelle E-Mails vorgehalten werden.


Neben den unternehmerischen Vorteilen erfüllt unsere Lösung auch die rechtliche Anforderungen.

Wir garantieren die manipulationssiche Archivierung und die Verfügbarkeit und den stetigen Zugriff auf Ihren E-Mail Verkehr in der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeit.


Unsere Cloud-Mailarchiv Server wurde nach allen relevanten gesetzlichen Anforderungen (z.B. AO, HGB, GDPdU) zertifiziert. Wir bieten ein umfassendes Technologiekonzept.

Preise

Rechtssicheres E-Mail Archiv inkl. 5 GB Speicherplatz: 9,90 € / Postfach*

Je weiteres GB Speicherplatz: 2,00 €*

Einmalige Einrichtung (je Archiv) auf unseren Servern: 19,90 €*


Optionale Dienstleistung

Einrichten E-Mail-Archiv pro PC/Notebook: 39,90 €*

Dienstleistung pro Arbeitseinheit (15 min) 20,00 €*

 

*Wir bieten für Wiederverkäufer und andere IT-Unternehmen attraktive Sonderkonditionen an. Alle Preise zzgl. 19 % MwSt.

  • Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010 und 2013
  • Microsoft Office 365
  • Alle IMAP- oder POP3-kompatible E-Mail-Server
  • MDaemon, IceWarp, Kerio
  • E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook
  • PST- und andere E-Mail-Dateien
  • Google Apps, Gmail

Cloud-Mailarchiv legt Kopien aller vorhandenen oder aller zukünftig ein- und ausgehenden E-Mails in einem zentralen und sicheren Archiv ab.


Anwender können beispielsweise über eine nahtlose Integration in Outlook auf das Archiv zugreifen und dieses extrem schnell durchsuchen.

Unsere Server stehen in einem Rechenzentrum im Meuselwitz im Vogtland. Das Rechenzentrum ist nach ISO 27001 zertifiziert.

Fakten:

  • Sicherheit: hochmoderne Videoüberwachung gepaart mit strengen Zutrittskontrollen
  • Verfügbarkeit: redundante Stromversorgung, USV-Anlagen und Internet-Anbindungen
  • Umweltbewusstsein: energieeffiziente und redundante freie Kühlung sowie Verwendung von Ökostrom
  • Brandschutz: modernes Brandfrüherkennungssystem
  • Tägliche Backups sichern Ihre E-MAil-Archive gegen Verlust.
Unsere Cloud Services werden in einem namhaften deutschen Rechenzentrum angeboten. Bei der Auswahl des Betreibers wurde ein besonderes Augenmerk auf ein deutsches Unternehmen gelegt, welches bereits nach den gängigen deutschen Datenschutzrichtlinien arbeitet. Dies ist eine Grundvoraussetzung, um eine Zertifizierung nach dem ISO 27001 Standard zu erhalten, die bei unseren Cloud Services erfüllt wird. Der Zutritt zu der Hardware wird bereits an der Einfahrt zum Gelände kontrolliert und nur mit entsprechender Authentifizierung erlaubt. Ausschließlich ausgewählte Mitarbeiter erhalten den Zugriff auf die Hardware.
 
Um die Qualität der Cloud Services gewährleisten zu können, verfügt die Hardware im Rechenzentrum sowohl über redundante Stromversorgung samt USV-Anlagen und Dieselgeneratoren sowie über redundante Kühlungs- und Klimatisierungslösungen als auch über eine redundante Anbindung ins Internet über zwei getrennte Router.

Das Team hinter cloud-mailarchiv.de

Mario Leithner

Telefon: 095235029951

Oliver Hänsel

Telefon: 035858391240

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